Comment gérer tous vos espaces de coworking facilement ?
La gestion d’un espace de travail collaboratif amène déjà son lot de défis à relever. Mais là, vous êtes passé à l’étape supérieure : vous avez ouvert (ou avez pour projet d’ouvrir) des espaces supplémentaires dans votre ville ou dans d’autres villes !
Comment gérer plusieurs espaces simultanément de manière cohérente et sans y passer deux fois plus de temps ?
Rassurez-vous, la solution existe et nous vous la présentons dans cet article !
Le branding : le fil conducteur pour la gestion de plusieurs espaces de travail
Le branding correspond à tous les éléments qu’une entreprise met en place pour créer une marque reconnaissable et différentiable. Il comprend l’identité visuelle, le ton utilisé dans la communication ou encore les valeurs véhiculées par la marque.
C’est un élément clé de toute entreprise et les espaces de coworking ne font pas exception !
Le branding est particulièrement important lorsque vous gérez plusieurs espaces de coworking en même temps. Maintenir une cohérence entre chaque espace est essentiel pour créer une expérience homogène pour tous vos clients et renforcer la notoriété de votre marque.
Pour parvenir à créer une marque reconnaissable et une cohérence entre vos différents espaces de coworking, plusieurs étapes sont nécessaires :
- Créez un guide de marque : il reprendra les éléments visuels comme la palette des couleurs, la typographie, le logo et ses déclinaisons. Cette charte graphique garantit que tous les espaces diffusent la même identité visuelle.
- Définissez l’ambiance de vos lieux : il est important de créer une ambiance cohérente entre vos espaces pour que vos coworkers se sentent à l’aise et retrouvent la même atmosphère s’ils se rendent dans un autre espace que leur lieu habituel. Utilisez des matériaux de décoration similaires, des meubles de la même marque et veillez à ce que chaque espace ait les mêmes équipements de base. Consignez tout dans un guide de décoration pour ne rien oublier !
- Formez votre personnel : le personnel de votre espace est le garant des valeurs de votre marque. Leur communication doit être la même d’un espace à un autre pour garder la cohérence et diffuser vos valeurs. Fournissez des directives claires sur la façon de communiquer avec les clients et établissez des process à suivre en fonction des situations rencontrées.
Une gestion multi-espaces centralisée avec Cosoft
La gestion de plusieurs espaces de coworking en même temps peut rapidement devenir complexe, surtout si vous vous en chargez à la main ! Vous risquez de faire des erreurs, ce qui peut entraîner des problèmes de facturation ou au niveau du planning de réservation des salles par exemple.
Surtout, la gestion administrative est chronophage, alors qu’elle ne devrait pas être le cœur de votre travail !
Pour gagner du temps, éviter les erreurs et vous concentrer sur l’humain, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion comme Cosoft. Notre outil vous permet de centraliser la gestion de plusieurs espaces de travail et il offre de nombreux avantages :
- Une plateforme de réservation en ligne : vos coworkers peuvent réserver en toute autonomie leur journée de travail ou une salle de réunion. Vous pouvez voir en temps réel les disponibilités afin d’éviter tout conflit d’emploi du temps.
- Une facturation automatisée : les devis et les factures sont envoyés automatiquement afin de suivre les paiements et les encaissements en temps réel. Un export comptable vous permet ensuite de récupérer un document au bon format pour votre comptabilité.
- Des statistiques détaillées : vous pourrez plus facilement mesurer la rentabilité de chaque espace et mettre en place des stratégies pour améliorer leur performance.
- Aucune limite d’utilisateurs pour pouvoir gérer plusieurs espaces de coworking en même temps facilement !
Selon les options que vous choisissez, vous pouvez aussi réserver des consommables directement depuis votre espace, avoir accès à un trombinoscope des utilisateurs et créer des événements en quelques clics.
Les deux éléments indispensables pour la gestion multi-espaces
Si vous voulez gérer plusieurs espaces de coworking en même temps, deux éléments s’avèrent indispensables :
- Un branding uniforme et cohérent entre vos espaces pour une marque reconnaissable
- Un outil de gestion qui centralise tous vos espaces (tant que vous n’avez pas trouvé comment vous dédoubler !)