4 astuces pour faciliter la gestion de son coworking

Les espaces de coworking foisonnent un peu partout en France, procurant un confort indispensable aux travailleurs nomades (surtout post-Covid). Mais pour fonctionner, un espace de coworking doit proposer des services de qualité et surtout une gestion aux petits oignons. Nous vous donnons 4 astuces pour améliorer la gestion de votre coworking au quotidien et assurer ainsi la réussite de votre lieu.  

Astuce n°1 : valider les pré-requis d’un espace de coworking  

Gérer un espace de coworking ne s’improvise pas. La première chose à faire est de vérifier que les objectifs du lieu sont bien définis et que les pré-requis sont remplis. Vos objectifs peuvent être personnalisés mais il existe un objectif commun à tous les espaces de coworking, c’est de s’adapter aux besoins de chacun et de faciliter le travail des coworkersPour bien fonctionner, votre espace de coworking doit aussi valider des pré-requis indispensables :

Bureau
  • Avez-vous embauché suffisamment de personnes pour gérer le lieu ?
  • Quel est le matériel mis à disposition et comment est-il géré ? (gestion des stocks, personnel nécessaire pour la machine à café, l’imprimante…)
  • Quels sont les services compris ? Y a-t-il des services additionnels ? Si oui, à quel prix ?
  • L’espace de travail s’adapte-t-il à chacun ? (bureaux fermés, espaces pour téléphoner, salles de réunion, open space…) Est-il confortable ?
  • Y a-t-il assez de places pour accueillir tout le monde à capacité maximale ?
  • L’espace est-il sécurisé ?
  • Est-ce facile de réserver un poste de travail pour un coworker ?
  • Le wifi est-il fonctionnel et rapide partout même lorsque l’espace est plein ?
  • Communiquez-vous sur les actualités du lieu et sur vos coworkers ?
  • Etc.

Astuce n°2 : automatiser au maximum la gestion de votre lieu  

Deuxième astuce : automatisez tout ce qui peut l’être ! Gérer un espace de coworking, c’est bien souvent être apte à régler des problèmes urgents et animer le lieu. Vous n’aurez pas le temps de vous occuper des contrats, de la facturation, des réservations et des accès de chacun manuellement. Nous vous conseillons de passer par un logiciel de gestion de coworking comme Cosoft qui propose une solution dédiée à la gestion de coworking. Vous pourrez : 

  • Gérer les réservations et paiements en ligne de vos espaces
  • Automatiser les devis et factures 
  • Personnaliser la plateforme aux couleurs de votre lieu 
  • Avoir accès à des statistiques de l’activité 
  • Communiquer facilement avec vos membres… 

Astuce n°3 : penser au règlement intérieur 

bureau chaise

Gérer un espace de coworking, c’est aussi établir des règles que les coworkers s’engagent à respecter, comme au sein d’une entreprise. L’objectif est d’assurer le confort des travailleurs. Le principal problème rencontré en coworking est bien souvent la difficulté à rester concentré. Quelques exemples de règles à mettre en place :

  • Espace silencieux : interdiction de passer des appels à certains endroits par exemple (call box à disposition)
  • Réservation obligatoire des salles de réunion 
  • Nécessité de faire sa vaisselle 
  • Chacun est responsable de ses affaires 
  • Interdiction de fumer dans le jardin/la terrasse s’il y a… 
  • N’hésitez pas à demander leur avis à vos coworkers pour établir un règlement intérieur qui leur semble approprié.

    Astuce n°4 : se concentrer sur la gestion de la communauté 

    Utiliser un logiciel de gestion de coworking, c’est se dégager du temps pour le plus important : la dynamisation de votre espace et la gestion de votre communauté. Les travailleurs nomades viennent travailler en espace de coworking pour (re)trouver une ambiance de travail conviviale avec des temps informels et des pauses collectives. Votre objectif premier doit être d’assurer une bonne ambiance pour fidéliser vos coworkers. 

    • Proposez des services additionnels : cours de sport, salle de sieste, atelier cuisine, réductions chez des partenaires…
    • Pensez à l’animation de votre espace de coworking en ligne : présence sur les réseaux sociaux, via une newsletter, sur un blog
    • Mais aussi au sein de l’espace : petit-déjeuner, afterwork, rencontres entrepreneuriales, présentation des membres…

    En résumé : les étapes pour bien gérer votre coworking 

    La gestion d’un espace de coworking doit être bien pensé pour vous faire gagner du temps au quotidien et vous laisser vous concentrer sur l’essentiel. Voici les étapes à suivre :

    1. Vérifiez que les objectifs de votre lieu soient bien définis et que vous répondez à certains pré-requis
    2. Utilisez un logiciel de gestion pour automatiser tout ce qui peut l’être 
    3. Rédigez un règlement intérieur pour assurer le confort de vos coworkers 
    4. Animez votre communauté pour fidéliser les coworkers.