Les indispensables pour gérer un espace de coworking

Gestionnaire de coworking : automatisez le maximum de vos tâches !

130 jours de travail par an. C’est le temps consacré à la gestion administrative dans les TPE (et 142 dans les PME) selon l’étude réalisée par Sage/Plum Consulting en 2017. Ce qui équivaut à plus de 18 semaines, plus de 4 mois, donc un tiers de l’année. 

Un espace de coworking, un tiers-lieu ou un fablab peut facilement être assimilé à une très petite entreprise. Être en gérance d’un coworking impose donc une gestion lourde en termes d’administratif (factures, connexions internet, entrées-sorties, impressions…) avec la perte de temps que ça implique et le risque de faire des erreurs. 

Pour gagner du temps sur le cœur de votre métier et éviter les erreurs, nous vous recommandons d’automatiser au maximum les tâches qui peuvent l’être. Découvrez les 5 indispensables pour gérer un espace de coworking comme un chef !

bureau chaise

Indispensable n°1 : la réservation automatique des espaces

La plupart des espaces de coworking proposent différentes formules : à l’heure, à la journée, au mois… Ajoutez à cela les locations de salles de réunion ou les réservations pour les événements et gérer les différentes réservations des coworkers devient un véritable casse-tête ! Un fichier Excel par-ci, un Google Agenda par-là… Une erreur peut se glisser à tout moment, surtout si vous êtes plusieurs gestionnaires. Opter pour un outil de gestion qui vous permet de retrouver la totalité des réservations au même endroit. Vous voyez en un coup d'œil quels espaces sont réservés et à quel moment grâce à un calendrier interactif. Les coworkers réservent directement en ligne les salles de réunion et règlent leur abonnement ou leur formule à la journée grâce au paiement en ligne.

Un point en moins à gérer !

Indispensable n°2 d’un espace de coworking : l’automatisation des tâches administratives

On ne vous apprend rien, les tâches administratives sont très chronophages… Répondre aux sollicitations par email, créer des devis, faire des factures, les envoyer, gérer la comptabilité… L’administratif d’un espace de coworking n’en finit pas. Mieux vaut alors automatiser le maximum de tâches pour gagner du temps et vous concentrer sur le plus intéressant : la création d’une véritable communauté. Grâce à un outil de gestion, vos factures sont centralisées, créées et envoyées automatiquement à vos coworkers. Vous avez aussi la possibilité d’importer vos devis et factures dans votre outil de gestion comptable pour vous dégager encore davantage de temps.

Indispensable n°3 : la gestion d’accès à distance

Gérer les entrées et sorties de vos coworkers fait également partie des tâches récurrentes pour un gestionnaire de coworking, tiers-lieu ou fablab. Alors si vous pouvez automatiser l’accès à votre espace, c’est quand même plus simple pour vous. WelcomR et Visor sont des outils de gestion d’accès automatisé qui permettent à vos coworkers d’entrer dans votre lieu à l’aide de leur smartphone ou d’un badge. Vous pourrez savoir qui est présent en temps réel, limiter l’accès à certains horaires si vous le souhaitez et le connecter à votre outil de gestion d’espace de coworking si vous choisissez Cosoft, pour tout avoir au même endroit.

Indispensable n°4 pour le gestionnaire de coworking : le totem à l’entrée

Mettre un totem à l’entrée du coworking, du tiers-lieu ou du fablab permet à chacun de savoir qui est sur place.

Pour vous en tant que gestionnaire, c’est également un avantage : les visiteurs peuvent contacter directement la personne qu’ils viennent voir en leur envoyant un SMS. Vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour leur ouvrir.

Indispensable n°5 : la gestion des impressions et du Wifi

Les impressions peuvent être gérées automatiquement directement dans l’outil de gestion de votre espace de coworking. Le coworker peut connecter son ordinateur à l’imprimante et payer ses impressions directement en ligne sans avoir besoin de vous solliciter.

Pour plus de sécurité, l’accès au Wifi peut aussi être automatisé. Au lieu d’avoir un code Wifi à entrer, vos coworkers ont accès à internet dès qu’ils badgent pour entrer dans l’espace. De votre côté, vous pouvez gérer à distance l’accès au Wifi de chacun si un problème se présente.

En conclusion : concentrez-vous sur l’essentiel !

Pour gérer votre espace de coworking au mieux, nous vous recommandons d’automatiser un maximum de tâches :

  1. La réservation de vos espaces
  2. La facturation et la comptabilité
  3. L’accès à votre lieu
  4. L’installation d’un totem à l’entrée
  5. La gestion des impressions et du Wifi

Vous pourrez alors consacrer votre temps à l’essentiel : la création d’une véritable communauté au sein de votre lieu.