Vers une digitalisation des salles de réunion de votre espace de coworking
Les espaces de coworking se développent depuis plusieurs années un peu partout en France et ils ont gagné en popularité en tant que lieux de créativité et de collaboration.
Dans un contexte où le monde du travail est en constante évolution, la digitalisation est devenue une nécessité pour rester compétitif et pour offrir des solutions modernes et innovantes aux professionnels.
L’objectif de la digitalisation des espaces est de répondre au maximum aux besoins des coworkers et de mettre à leur disposition un environnement de travail plus efficace et connecté. Mais comment parvenir à digitaliser les salles de réunion d’un espace de coworking ?
1er conseil : Intégrez du digital dans vos salles de réunion
Pensez à mettre en place des outils digitaux dans les salles de réunion de votre espace de coworking pour faciliter le quotidien de votre clientèle. Certains de ces outils sont de véritables indispensables pour vos coworkers comme les prises RJ45, ou encore les prises et les cordons HDMI qui permettent à vos clients d’utiliser leur matériel de travail dans vos salles. Bien entendu, l’ADSL, la fibre Internet et le wifi sont incontournables pour garantir une connexion performante à vos utilisateurs.
Pour aller plus loin, vous pouvez installer dans vos salles de réunion un vidéoprojecteur, des haut-parleurs et des micros sans fil. Ces technologies numériques facilitent la collaboration à distance et s’avèrent utiles lors de présentation professionnelle. Un autre plus pour vos salles : l’installation de prises et de ports USB sur les tables pour améliorer l’ergonomie et optimiser les déplacements.
L’installation de matériel connecté peut aussi vous permettre de vous démarquer de la concurrence et d’améliorer l’expérience client de vos coworkers. Vous pouvez par exemple mettre à disposition de vos coworkers des tablettes. Vous pouvez également mettre en place un tableau digital et interactif ou encore une caméra 360 degrés qui constituera un véritable atout pour les vidéos conférences de vos clients.
2ème conseil : Optez pour de l’affichage dynamique dans votre espace
L’affichage dynamique permet à vos coworkers de consulter en temps réel les informations concernant l’occupation des salles de réunion. D’un simple coup d’œil, ils peuvent trouver une salle de réunion disponible.
La société Suisse Roomz propose une solution d’affichage dynamique qui permet de diffuser :
- Les salles disponibles grâce à des capteurs de présence qui permettent de suivre l’occupation des salles en temps réel.
Avec un système d’affichage dynamique, vos coworkers n’ont pas besoin de vous solliciter pour être informés des disponibilités des salles. Ils peuvent avoir accès à ces informations en toute autonomie et vous gagnez du temps.
3ème conseil : Digitalisez la réservation de vos salles de réunion
Un logiciel de gestion de coworking comme Cosoft vous permet de gagner du temps sur la gestion des réservations des salles de réunion de votre espace de coworking.
Vos coworkers réservent directement les salles qui les intéressent en ligne sur la plateforme, ce qui génère pour vous un gain de temps et rend vos utilisateurs complètement autonomes. L’ensemble des réservations est centralisé sur l’outil et le calendrier interactif vous permet de suivre le taux d’occupation de vos salles et d’être informé de la disponibilité de vos salles. Les écrans de réservation pour salles de réunion de Roomz permettent à vos coworkers de réserver une salle disponible directement sur place et d’avoir des informations en temps réel sur cette salle.
Une synchronisation des réservations entre Cosoft et Roomz permet aux deux outils de se compléter. Lorsqu’un coworker réserve une salle de réunion sur la plateforme Cosoft, celle-ci apparaît instantanément sur l’affichage dynamique Roomz et inversement, lorsqu’un client réserve directement sur place une salle disponible sur un écran de réservation Roomz, cette réservation apparaît automatiquement sur la plateforme Cosoft.
Pour une digitalisation réussie de vos salles de réunion…
Pour résumer, pour réussir la digitalisation des salles de réunion au sein de votre espace de coworking, vous pouvez intégrer :
- Des outils digitaux à l’intérieur de vos salles de réunion pour faciliter le quotidien de vos coworkers et améliorer leur expérience client
- De l’affichage dynamique dans vote lieu pour rendre encore plus accessible l’information pour vos utilisateurs
- Une plateforme de gestion des réservations pour gagner du temps et rendre autonomes vos clients
Ainsi, grâce à la digitalisation, vous rendez votre espace plus attractif et pratique pour vos coworkers, vous améliorez la satisfaction de vos clients et vous gagnez du temps concernant la gestion de votre espace.