Gagner du temps grâce à un logiciel de gestion de coworking !

Nos conseils pour gagner du temps dans la gestion de votre tiers-lieu !

La gestion d’un espace de coworking implique l’utilisation de multiples outils pour administrer différentes tâches  : réservation, accès, comptabilité, animation de la communauté… Et si vous pouviez gagner du temps sur toutes vos tâches au quotidien à l’aide d’un seul outil ? Dans cet article, vous découvrirez les différents avantages d’un logiciel de gestion de tiers-lieu (coworking, fablab…).

bureau chaise

Votre logiciel de gestion pour gérer les réservations et paiements en ligne

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’espace de coworking vous permet de gagner du temps sur la gestion des réservations et des paiements. Grâce à l’outil, les réservations de tous les espaces sont centralisées au même endroit et les coworkers peuvent réserver directement leur espace en ligne sans aucune intervention de votre part. Cela vous permet de mieux gérer le flux constant et les entreprises réservant des salles à la journée. Vous pouvez également voir en un coup d'œil le taux d’occupation à l’aide du calendrier interactif et être informé de la disponibilité de tous vos espaces (places en open space, salles de réunion, bureaux, machines dans un fablab). Le paiement se fait directement en ligne, à distance, par carte bancaire. Vous n’avez pas à gérer les paiements en espèces ou en chèque. Vous pouvez facilement connecter l’outil de gestion de votre tiers-lieu à vos outils partenaires de paiement (Stripe, CIC, Société Générale, Crédit Agricole…).  

Gagner du temps avec la gestion d’accès automatisée

En choisissant un logiciel de gestion de votre espace, vous gagnerez du temps dans la gestion des accès à vos différents espaces qui sera automatisée.  Vous pourrez connecter l’outil avec WelcomR ou Visor pour gérer les accès à distance aux différents espaces mais aussi l’accès au Wifi et au système de gestion des impressions .

Un outil de gestion de votre espace de coworking pour automatiser l’administration

La comptabilité peut vite faire perdre un temps précieux que vous pourriez consacrer à d’autres tâches plus intéressantes. L’outil permet d’ optimiser votre comptabilité en générant des devis en pdf envoyés automatiquement à vos clients, ainsi que des factures lors de la réservation d’un espace.  Pour faciliter encore votre gestion comptable, vous pouvez exporter en deux clics un document au bon format pour votre comptabilité ou votre régie. 

Optimiser la gestion de la communauté de coworkers

Un tiers-lieu, quel qu'il soit, doit vivre et proposer aux coworkers une véritable expérience pour les fidéliser et leur donner envie de participer à la vie de l'espace. Utiliser un outil de gestion vous permet de  gagner du temps  sur ce point-là. Vous aurez accès à une plateforme en marque blanche à  personnaliser à votre image. Pour animer votre communauté, vous pourrez mettre en place un  trombinoscope  pour permettre à chaque coworker d’être identifié auprès des autres grâce à sa photo et ses informations (métier, site internet, spécialité…). Vous aurez aussi la possibilité d’ afficher les différents événements  (gratuits ou payants) proposés au sein de votre espace (conférences, apéros, formations…). De plus, vos coworkers pourront  communiquer entre eux à l’aide de l’espace social  qui permet l’envoi de messages instantanés. Utilisez-le pour communiquer avec eux également. Si vous gérez un fablab, servez-vous de cet espace en ligne pour mettre en avant les projets réalisés !  

On récapitule : les avantages d’un logiciel de gestion de coworking

L’outil de gestion de votre espace de coworking vous permet de gagner du temps en automatisant un maximum de tâches :  

    • La réservation à distance des différents espaces et le paiement en ligne
    • L’accès automatisé aux espaces de votre tiers-lieu
    • La génération et l’envoi automatique de devis et factures, ainsi que l’export comptable
    • La plateforme en ligne pour animer votre communauté de coworkers (trombinoscope, événements, chat en ligne…)

Votre temps est précieux : consacrez-le à l’humain et pas aux tâches facilement automatisables !